Neue Mitarbeitende ideal in der Organisation und in ihrem Team zu integrieren ist ein kritischer Prozess für jedes Unternehmen. Besonders seitdem Onboarding Prozesse auch remote statt finden hat das Pre-Onboarding an Bedeutung wesentlich gewonnen.
Unternehmen, die das Pre-Onboarding proaktiv gestalten, erleichtern sich das eigentliche Onboarding und können durch Informationen und Struktur bereits bei Mitarbeitenden punkten, da ein Pre-Onboarding Sicherheit stiftet und Vorfreude ausdrückt, die mit Wertschätzung gleichzusetzen ist. Zusätzlich fördert das Pre-Onboarding auch noch die erfolgreiche Integration ins neue Team, wodurch auch die Produktivität schneller steigt.
In drei Abschnitten zeige ich Dir, wie Du in Deinem Unternehmen die wichtige Zeit vom Pre-Onboarding bis zum Onboarding optimal gestalten kannst.
Informationsaustausch und Willkommenskultur
Vorab-Informationen Sobald Ihr nach einer Kandidat*innen-Analyse wie mit soft.fact die/ den für euch passenden neuen Mitarbeitenden ausgewählt habt und die Verträge unterschrieben sind, beginnt die Pre-Onboarding Phase. In dieser Phase ist es wichtig, Euer neues Teammitglied mit hilfreichen Informationen zu versorgen. Besonders von Bedeutung sind natürlich Informationen wann, wo, wie und mit wem das eigentliche Onboarding stattfinden wird. Prozess-Informationen schaffen stets Sicherheit, da sie die Erwartungshaltung für die ersten Tage klarer festlegen. Zusätzlich sind Vorab-Informationen über das Unternehmen an sich hilfreich. Definitionen von gelebten Werten, die über die Beschreibungen auf der Website hinaus gehen, oder eine ausführliche Vision, Mission sowie der Purpose, lassen ein noch klareres Bild und eine höhere Identifikation entstehen. All diese Informationen aus dem Pre-Onboarding können im Onboarding erneut aufgegriffen werden und sorgen bereits für einen Austausch zwischen den Mitarbeitenden, der die Teambindung unterstützt.
Willkommens-Paket Ein Willkommens-Paket funktioniert remote und auch vor Ort. Außerdem, kann ein Willkommens-Paket bereits auch preiswert gestaltet werden. Von einer einfachen Postkarte mit einem Gruß, hin zu Merchandise, oder Gadgets wie nachhaltigen ökologischen Kaffee/ Tee oder anderen Leckereien, bis hin zu Gutscheinen oder Kopfhörern. Der Vielfalt zur Gestaltung sind kaum Grenzen gesetzt und es lässt sich leicht intern selbst realisieren, oder bei entsprechender Unternehmensgröße auch mit externen Dienstleistern. Mit solchen Aufmerksamkeiten vermittelt Ihr dem neuen Teammitglied Wertschätzung und das Gefühl, bereits Teil des Teams zu sein. Im Willkommens-Paket kannst Du den Fokus auch schon für das eigentliche Onboarding setzen. Mit einer Check-Liste für den ersten Arbeitstag und einer kurzen Agenda, ist leicht eine hilfreiche Struktur geschaffen.
Erste Kontakte und Teamintegration
Virtuelles Vorstellen Eine gute Alternative zum Willkommens-Paket ist eine kurze Video-Botschaft, in der sich Personen aus dem Team bei Euerem neuen Teammitglied vorstellen. Achtet dabei darauf, dass die Video-Botschaft von Personen erstellt wird, die der/ die neue Mitarbeitende während des Hiring-Prozesses noch nicht kennen gelernt hat, und dass sich in der Botschaft auf jeden Fall auch der/ die Onboarding-Buddy vorstellt. In der persönlichen Botschaft könnt Ihr gerne Informationen zu Einarbeitugnsplänen oder -strukturen nochmals wiederholen. Solch eine Video-Botschaft erzeugt bereits ein schönes Willkommensgefühl, wodurch sich die Tage bis zum ersten Arbeitstag gleich ganz anders anfühlen.
Übersicht Ansprechpartner*innen vorab
Alles Neu – Innerhalb eines Onboardings gibt es super viel neuen Input. Dies kann für Menschen überwältigend sein und herausfordernd, sich das alles zu merken. Daher empfehlen wir Euch, eurem neuen Teammitglied eine Übersicht der Ansprechpartner*innen für die unterschiedlichen Themengebiete vorab bereitzustellen. Im Idealfall mit Bild, Namen und Kontaktmöglichkeit. Natürlich auch, für welche Themen diese Person die/ der Ansprechpartner*in ist. Das gibt Orientierung, die Sicherheit schafft und macht Eure Organisation auch nahbarer, da Ihr die Menschen, die sich auf die neue Person freuen, bereits zeigt.
Planung und Struktur
Einarbeitungsplan Vor dem ersten Arbeitstag einen strukturierten Einarbeitungsplan zu erstellen, schafft bei Euren bisherigen Mitarbeiter*innen und bei Eurer neuen Person Klarheit. Klärt, wer sich um was kümmert. Listet auf, für welche Themen welche Person die/ der Ansprechpartner*in ist. Zeigt auf, wie die wöchentliche Arbeitsstruktur ist bzw. an welchen Meetings Euer/e neue/r Mitarbeiter*in gleich teilnehmen soll. Dies kann auch super leicht durch Kalender-Einladungen an die interne E-Mail Adresse erfolgen. In einem Einarbeitungsplan könnt Ihr auch bereits Weiterbildungsmaßnahmen in den fachlichen, methodischen und zwischenmenschlichen Bereichen aufzeigen. Ebenfalls ist es hilfreich, wenn der Plan verschiedene Lernformate und Feedforward-Runden berücksichtigt. Zeigt auch unbedingt auf, über welchen Zeitraum sich der Einarbeitungsplan erstreckt und nach welcher Zeitspanne Ihr Euch ein Zwischen-Review vornehmt.
Technische Vorbereitung
Auch Teil des Pre-Onboardings muss selbstverständlich die Vorbereitung des technischen Set-Ups sein. Zugänge zum E-Mail Account, Kalender und alltäglichen Software, sowie der Hardware müssen vor dem ersten Arbeitstag stehen, damit ein reibungsloser Einstieg erfolgen kann. Wenn der erste Arbeitstag remote statt findet, dann muss das technische Set-Up rechtzeitig los geschickt wird, um zum ersten Tag vor Ort zu sein. Bei einer onsite Einarbeitung sollte auch der Arbeitsplatz, an dem Euer neues Teammitglied startet, vorbereitet sein. Nichts ist frustrierender für einen neuen Mitarbeitenden als technische Probleme am ersten Arbeitstag. Daher prüft die Zugänge und das technische Set-Up und haltet einen technischen Support während der Einarbeitungszeit auf Abruf.
Indem Unternehmen diese Schritte berücksichtigen, schaffen sie eine solide Basis für eine erfolgreiche Integration neuer Mitarbeitenden. Ein gut durchdachter Pre-Onboarding-Prozess kann letztlich entscheidend dazu beitragen, die Zufriedenheit und Produktivität von neuen Mitarbeitenden zu fördern und einen guten Start zu garantieren.
